Les formalités déclaratives
La Déclaration sociale nominative (DSN)
Depuis le 1er janvier 2017, la DSN est le seul mode déclaratif pour transmettre les déclarations périodiques adressées par les employeurs aux organismes de protection sociale et signaler des événements (maladie, attestation employeur destinée à Pôle emploi...).
En remplaçant la majorité des déclarations sociales, cette déclaration unique, mensuelle et dématérialisée permet aux employeurs de simplifier, sécuriser et fiabiliser les obligations sociales.
Pour les salariés, elle apporte un traitement des dossiers plus rapide, avec moins de risques d’erreur ; tous les organismes recevant directement les informations qui concernent leur périmètre.
Pour plus d’informations, rendez-vous sur urssaf.fr
Le bordereau récapitulatif de cotisations (BRC) et le tableau récapitulatif (TR)
Le Bordereau Récapitulatif de Cotisations (BRC) et le tableau récapitulatif (TR) constituaient la source des séries statistiques de l’emploi et de la masse salariale produites par l’Urssaf Caisse nationale et les Urssaf. La Déclaration sociale nominative (DSN) s'est progressivement substituée au BRC et au TR à partir de mars 2015. Généralisée en 2017, la DSN concerne tous les employeurs à l'exception des particuliers employeurs et les employeurs de la fonction publique. Le BRC reste pour le moment la formalité utilisée par la plupart des employeurs publics.
Le BRC était rempli par tous les établissements employeurs du régime général exerçant leur activité en France (Métropole et Dom). Il leur permettait de déclarer aux Urssaf (ou aux CGSS concernant les établissements implantés dans les Dom) :
- le montant des cotisations et contributions dues en appliquant les taux de cotisations en vigueur,
- le cas échéant, le montant des exonérations de cotisations,
- le montant total et le montant plafonné des rémunérations soumises à cotisations, à contributions ou à exonérations,
- le nombre de salariés ayant perçu des salaires au cours de la période,
- le nombre de salariés en fin de période,
- le cas échéant, le nombre de salariés concernés par une exonération de cotisations.
Cette déclaration était mensuelle si l’effectif de l’entreprise était supérieur ou égal à 10 salariés et trimestrielle en deçà de ce seuil (sauf demande de mensualisation par l’entreprise ou recours aux dispositifs simplifiés TESE ou CEA).
Dans une très grande majorité des cas, les BRC étaient déclarés de manière dématérialisée par le biais de la Déclaration unifiée des cotisations sociales (Ducs), soit sur internet (net-entreprises.fr), soit via un logiciel de paie compatible.
En outre, en début d’année, les établissements remplissaient un tableau récapitulatif (TR) mentionnant l’ensemble des montants de l’année passée (total des rémunérations brutes et plafonnées, des cotisations et contributions, des exonérations) avec, le cas échéant, le montant des régularisations.
Le TR renseignait aussi l’effectif de l’entreprise − tous établissements − en ETP au 31 décembre. Cet effectif détermine la périodicité (mensuelle ou trimestrielle) de déclaration et de versement des cotisations applicable à compter du 1er avril suivant.
La déclaration annuelle des données sociales (DADS)
La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité administrative obligatoire que doit accomplir toute entreprise (y compris les administrations publiques) employant des salariés. Elle est progressivement remplacée par la Déclaration sociale nominative (DSN).
Ce document, établi en fin d’année, doit être envoyé au plus tard le 31 janvier de l’année suivante. Il est en règle générale transmis par voie dématérialisée (e-ventail.fr) :
- soit par une déclaration automatisée des données sociales unifiée (DADS-U) pour les déclarants disposant d’un logiciel de paie à la norme 4DS ;
- soit par une saisie en ligne via le service DADSNET.
Les données portées sur la DADS permettent de renseigner différents organismes (Carsat, Direction Générale des Impôts, Pôle Emploi, Urssaf...) afin qu’ils aient toutes les informations nécessaires à l’accomplissement de leurs missions :
- elle permet aux organismes sociaux de vérifier le montant des masses salariales et de déterminer les droits des salariés (retraite, assurance maladie...) ;
- elle permet plus particulièrement à la CNAMTS et aux Carsat de calculer les taux de cotisation AT/MP applicables aux entreprises et d’établir les statistiques relatives aux AT/MP ;
- elle regroupe la déclaration des salaires et des honoraires que verse l'entreprise ;
- elle permet d’établir les listes électorales pour l’élection des conseils des prud’hommes ;
- elle permet aux salariés de recevoir leur déclaration de revenus pré-remplie ;
- elle évite la multiplication des enquêtes statistiques.
L’employeur précise son identification (Siret, raison sociale, adresse, activité). Pour chacun des salariés qu’il a employés durant l’année, il renseigne autant de « lignes DADS » que de périodes d’activité homogène pour le salarié. Cela comprend notamment l’identification du salarié (NIR, sexe, nom, prénoms, date de naissance, adresse) et pour chaque période d’activité, les principales caractéristiques du contrat de travail : dates et motifs de début et de fin d’activité, type de contrat de travail (CDD, CDI, intérim, stage…), type de durée de travail (temps plein, temps partiel), nature de l’emploi, catégorie socioprofessionnelle, nombre d’heures rémunérées, nombre d’heures supplémentaires, assiettes plafonnée, déplafonnée, CSG, fiscale, etc.
En cas d’utilisation du Titre emploi service entreprise (Tese) ou du Chèque Emploi Associatif (CEA), les centres de traitement établissent la DADS pour le compte de l’employeur au titre des salariés déclarés au moyen de ces dispositifs.
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Les formalités obligatoires liées à l’embauche doivent être effectuées sur un support unique, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), remplie par l’employeur et adressée à l’Urssaf ou à la MSA selon le régime dont il relève, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail. Elle peut être remplie sur internet (70 % des DPAE hors intérim en 2013), adressée sur support papier (10%) ou par d’autres procédures dématérialisées (20 %).
C’est une démarche obligatoire ; elle permet notamment d’ouvrir au salarié ses droits sociaux.
L’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics à caractère administratif ont l’obligation d’établir une DPAE lorsqu’ils embauchent des salariés dans le cadre d’un contrat de travail de droit privé. C’est notamment le cas pour les recrutements en contrat aidé (contrat unique d’insertion, emploi d'avenir, etc.).
La DPAE doit être réalisée au plus tôt huit jours avant l'embauche et au plus tard dans l'instant qui précède cette embauche. Il s’agit donc d’une formalité préalable à l’embauche qui, de ce fait, traduit une intention d’embauche à très court terme.
Jusqu’en juillet 2011, cette formalité était opérée via la déclaration unique d’embauche (DUE). Elle est depuis le 1er août 2011 fusionnée avec la DPAE qui préexistait. Cette fusion permet à l’employeur d'effectuer 6 formalités obligatoires auprès de l'Urssaf : déclaration de première embauche dans un établissement, immatriculation au régime général de la Sécurité sociale, affiliation à l'assurance chômage, adhésion à un service de santé au travail, déclaration d'embauche pour la visite médicale obligatoire et pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
La DPAE contient :
- l’identification de l’établissement employeur : Siret, nom ou raison sociale, adresse et APE de l’établissement,
- l’identification du salarié : NIR, sexe, nom, prénoms, date et lieu de naissance,
- les principales caractéristiques du contrat de travail : date et heure d’embauche, type de contrat de travail (CDD, CDI), date de fin de CDD le cas échéant.
Le formulaire est simplifié pour les entreprises de travail temporaire (ETT) et ne comprend que l’identification de l’ETT, du salarié et la date de début de la mission. Aucune information ne figure sur la date de fin, ni sur l’entreprise utilisatrice.
À noter :
- un stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas de DPAE à effectuer ;
- les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) n’ont pas à effectuer de DPAE, celle-ci étant intégrée à ces dispositifs.
Le chèque emploi service universel (Cesu)
Le chèque emploi service universel (Cesu), mis en place le 1er janvier 2006 dans le cadre de la loi de développement des services à la personne, permet de simplifier les formalités administratives liées à l’embauche, à la rémunération et à la déclaration d’un salarié à domicile.
Le Cesu se décline sous deux formes :
- le Cesu « déclaratif » permet au particulier employeur de déclarer et rémunérer un salarié exerçant une activité de services à personne (cf. infra) ;
- le Cesu préfinancé (ou « titre Cesu ») est un titre de paiement à montant prédéfini, financé en tout ou partie par une entreprise, un comité d’entreprise, une mutuelle… Il permet comme le Cesu déclaratif de rémunérer un salarié employé dans le cadre d’activités de services à la personne. En outre, il peut servir à régler tout ou partie d’une prestation réalisée par un organisme de services à la personne.
Dans ces deux cas, l’emploi direct d’un salarié rémunéré par Cesu fait l’objet d’une déclaration de « volets sociaux » comportant notamment des informations sur la période d’activité, le nombre d’heures rémunérées et le salaire horaire net (y compris congés payés). L’exploitation de ces volets par le Centre national du chèque emploi service universel (CNCesu) permet de calculer et de prélever les cotisations à la charge de l’employeur, d’établir les attestations de salaire destinées aux salariés et de transmettre aux partenaires les informations permettant l’ouverture des droits maladie, vieillesse et chômage des salariés.
Activités pour lesquelles le Cesu peut être utilisé pour un emploi direct
Au domicile de l’employeur :
- entretien de la maison et travaux ménagers,
- petits travaux de jardinage, y compris les travaux de débroussaillage,
- prestations de petit bricolage dites "hommes toutes mains",
- garde d’enfant à domicile,
- soutien scolaire à domicile et cours à domicile,
- assistance informatique et Internet à domicile,
- assistance administrative à domicile,
- assistance aux personnes âgées ou aux autres personnes qui ont besoin d’une aide personnelle à leur domicile, à l’exception d’actes de soins relevant d’actes médicaux,
- assistance aux personnes handicapées y compris les activités d’interprète en langue des signes, de technicien de l’écrit et de codeur en langage parlé complété,
- garde malade à l’exclusion des soins,
- soins d’esthétique à domicile pour les personnes dépendantes,
- maintenance, entretien et vigilance temporaires, à domicile, de la résidence principale et secondaire.
En dehors du domicile dans le prolongement d’une activité de services à domicile :
- préparation des repas à domicile, y compris le temps passé aux commissions,
- livraison de repas ou de courses à domicile,
- collecte et livraison à domicile de linge repassé,
- aide à la mobilité et au transport de personnes ayant des difficultés de déplacement lorsque cette activité est incluse dans une offre de services d’assistance à domicile,
- prestation de conduite du véhicule personnel des personnes dépendantes, du domicile au travail, sur le lieu de vacances, pour les démarches administratives,
- accompagnement des enfants et des personnes âgées ou handicapées dans leurs déplacements en dehors de leur domicile (promenades, transports, actes de la vie courante),
- soins et promenades d’animaux de compagnie, à l’exclusion des soins vétérinaires et du toilettage, pour les personnes dépendantes.
Pajemploi
La prestation d’accueil du jeune enfant (Paje) a vu le jour le 1er janvier 2004. Elle se substitue à différents dispositifs liés à la petite enfance : l’APJE (allocation pour jeune enfant), l’allocation d’adoption, l’APE (allocation parentale d’éducation), l’Aged (allocation de garde d’enfant à domicile), l’Afeama (aide à la famille pour l’emploi d’une assistante maternelle agréée).
La Paje comprend un « complément libre choix du mode de garde » qui s’adresse aux parents qui emploient une assistante maternelle ou une garde à domicile pour garder leurs enfants jusqu’à l’âge de 6 ans. Ce dispositif consiste en la prise en charge par la branche Famille de tout ou partie des cotisations sociales dues sur les rémunérations servies au salarié, ainsi qu’un complément variable, selon le revenu des familles, correspondant à la prise en charge d’une partie des rémunérations versées.
Le mode de déclaration associé au complément libre choix du mode de garde est proche de celui du Cesu. Un chéquier comportant les volets sociaux destinés à établir les déclarations de cotisations sociales est mis à disposition de chaque employeur. Tous les mois, ce dernier doit envoyer une déclaration au Centre national Pajemploi qui calcule les cotisations prises en charge par la Caf et éventuellement à la charge de l’employeur. Cette déclaration identifie l’employeur et le salarié, et fournit diverses informations telles que la période d’activité, le nombre d’heures rémunérées, le taux horaire et le salaire net (y compris congés payés) versé.
Le centre Pajemploi établit aussi les attestations de salaire destinées aux salariés, transmet aux partenaires les informations permettant l’ouverture des droits maladie, vieillesse, chômage du salarié et adresse les éléments nécessaires aux Caf pour verser à l’employeur l’aide complémentaire relative à la prise en charge partielle du salaire versé à la garde d’enfant.
L'Aged et l'Afeama
La mise en place de la Prestation d’accueil du jeune enfant (Paje) en janvier 2004 a modifié le champ des prestations légales offertes aux familles pour la garde des jeunes enfants. Elle a entraîné, pendant une phase transitoire (jusque fin 2009), la coexistence de la Paje avec l’Aged et l’Afeama. Ces deux anciennes aides accordées aux parents ayant recours à l’emploi de personnel pour la garde de leur(s) enfant(s) ont subsisté pour les familles qui en bénéficiaient avant le 31 décembre 2003 (du fait des naissances intervenues avant cette date).
L’Aged, mise en place en 1987, a d’abord concerné les parents ayant recours à un salarié à domicile pour la garde d’enfant de moins de 3 ans (loi du 29 décembre 1986). Elle consistait en la prise en charge par la CAF d’une partie des cotisations sociales. La loi famille du 25 juillet 1994 a étendu l’allocation à la garde d’enfant de moins de 6 ans avec un remboursement intégral des cotisations sociales. En janvier 1998, le montant versé a été réduit et modulé en fonction de l’âge de l’enfant et des revenus du ménage.
L’Afeama, mise en place en 1991, permettait une prise en charge des cotisations patronales et salariales dues au titre de la garde d’enfant de moins de 6 ans par une assistante maternelle agréée à son propre domicile (dans la limite d’un salaire versé ne dépassant pas 5 Smic horaire par jour de garde et par enfant). Cette prestation a été renforcée, en 1992, par la prise en charge d’une partie du salaire versé à l’assistante maternelle via un complément alloué aux familles selon le nombre et l’âge des enfants gardés et, depuis 2001, selon les ressources de l’employeur.
Pour ces deux dispositifs, l’employé(e) devait être déclaré(e) à l’Urssaf via la DNS.
La déclaration nominative simplifiée (DNS)
La déclaration nominative trimestrielle simplifiée (DNS) est le système de déclaration le plus ancien concernant les particuliers employeurs. Ouvert à tous les particuliers employeurs, elle constituait le support obligatoire des bénéficiaires de l’Allocation de garde d’enfant à domicile (Aged) et de l’Aide à la famille pour l’emploi d’une assistante maternelle agréée (Afeama). Ces aides ont été remplacées par le « complément libre choix du mode de garde » de la Prestation d’accueil du jeune enfant (Paje) pour les enfants de moins de 6 ans nés à compter du 1er janvier 2004.
S’agissant des activités hors garde d’enfant, le Chèque emploi service universel (Cesu) s’est progressivement substitué à la DNS. Désormais, les utilisateurs de la DNS sont principalement des associations mandataires. Celles-ci effectuent pour le compte du particulier employeur la recherche du personnel et les démarches administratives telles que les déclarations à l’Urssaf, mais ne se substituent pas au particulier concernant le versement du salaire (contrairement aux entreprises prestataires).
Sur le champ de la garde d’enfant, la DNS peut être utilisée pour la déclaration d’un employé au pair, d’un stagiaire-aide familial étranger, d’un employé familial ou d’une assistante maternelle si l’enfant gardé a plus de 6 ans.
Le titre de travail simplifié (TTS)
Le titre de travail simplifié (TTS), créé en 2000, est destiné à simplifier les formalités sociales liées à l’emploi de salariés dans les départements d’Outre-mer. La déclaration se fait à travers des volets sociaux qui ont un format similaire à celui du Cesu.
Le TTS s’adresse aux particuliers employeurs ainsi qu’aux entreprises de moins de 11 salariés et répondant à l’une des catégories suivantes :
- Professions libérales ;
- Offices publics et ministériels ;
- Employeurs de concierges et gardiens d’immeubles à usage ou non d’habitation ou à usage mixte ;
- Sociétés civiles, syndicats professionnels, sociétés mutualistes, organismes privés de sécurité sociale ;
- Associations ou tout organisme de droit privé ;
- Entreprises publiques, établissements publics exerçant une mission à caractère industriel et commercial.
